De stijgende brandstofprijzen hebben een duidelijke impact op medewerkers die zich dagelijks naar het werk verplaatsen. Veel werkgevers stellen zich dan ook de vraag of zij verplicht zijn om deze extra kosten te compenseren en welke mogelijkheden er bestaan om medewerkers bijkomend te ondersteunen. In dit artikel lichten we de regels en opties toe.
Verplichte tussenkomst in woon werkverkeer
Of je als werkgever verplicht bent om tussen te komen in het woon werkverkeer van je medewerker, hangt af van het paritair comité waaronder je onderneming valt. De meeste sectoren baseren hun tussenkomsten op de tarieven van de NMBS. Omdat deze tarieven jaarlijks worden geïndexeerd, stijgen ook de wettelijke of sectorale tussenkomsten op dat moment.
Wanneer een medewerker gebruikmaakt van het openbaar vervoer, is een tussenkomst in alle sectoren verplicht. Deze tussenkomst is volledig vrijgesteld van RSZ en bedrijfsvoorheffing, wat dit een fiscaal voordelige oplossing maakt.
Voor medewerkers die zich met de eigen wagen verplaatsen, voorzien sommige paritaire comités eveneens een tussenkomst. Deze wordt doorgaans berekend als een percentage van de NMBS tarieven. De vergoeding is vrijgesteld van RSZ, maar niet volledig vrijgesteld van belastingen. Enkel een beperkte maandelijkse vrijstelling is van toepassing.
Daarnaast bestaat er in veel sectoren een fietsvergoeding. In sectoren waar dit niet verplicht is, geldt sinds CAO nr. 164 een minimumvergoeding van 0,30 euro per kilometer vanaf 2026, met een maximum van 40 kilometer per dag. Deze vergoeding is volledig vrijgesteld van RSZ en bedrijfsvoorheffing.
Extra vergoeden boven het minimum
Als werkgever ben je niet beperkt tot de wettelijke of sectorale minima. Je kan er perfect voor kiezen om je medewerkers extra te ondersteunen.
Zo kan je bijvoorbeeld de kosten voor openbaar vervoer volledig terugbetalen. Ook de fietsvergoeding kan verhoogd worden, bijvoorbeeld tot 0,37 euro per kilometer. Beide opties blijven volledig vrijgesteld van RSZ en belastingen.
Voor medewerkers die met de wagen komen, is het eveneens mogelijk om een hogere kilometervergoeding toe te kennen. Daarbij moet je wel rekening houden met het maximumbedrag van 0,4326 euro per kilometer voor het eerste kwartaal van 2026. Zolang je onder dit plafond blijft, behoud je de RSZ vrijstelling. Deze vergoedingen zijn bovendien aftrekbaar als beroepskost.
Waarom een tankkaart minder interessant is
Het toekennen van een tankkaart lijkt op het eerste gezicht een logische oplossing om stijgende brandstofkosten op te vangen. In de praktijk blijkt dit echter zelden de meest voordelige keuze.
Een tankkaart wordt doorgaans ook gebruikt voor privéverplaatsingen. Daardoor ontstaat een voordeel van alle aard waarop zowel RSZ bijdragen als bedrijfsvoorheffing verschuldigd zijn. Dit maakt de regeling duurder voor zowel werkgever als medewerker.
Daarnaast is brandstof slechts gedeeltelijk aftrekbaar als beroepskost voor de onderneming. Slechts de helft van de kosten komt in aanmerking voor fiscale aftrek.
Bovendien brengt een tankkaart extra administratie met zich mee. Je moet duidelijke afspraken maken over het gebruik, het onderscheid tussen privé en professioneel gebruik opvolgen en maandelijks het voordeel van alle aard correct berekenen.
In de praktijk blijkt een verhoogde kilometervergoeding voor woon werkverkeer vaak een eenvoudiger en voordeliger alternatief, zonder bijkomende sociale lasten.
Praktisch voorbeeld
Stel een medewerker binnen paritair comité 200 die dagelijks 20 kilometer enkele rit aflegt en een bruto maandloon heeft van 2.500 euro. In deze situatie zal een tankkaart doorgaans leiden tot hogere kosten voor de werkgever en een lagere netto opbrengst voor de medewerker.
Een verhoogde kilometervergoeding daarentegen biedt vaak een beter evenwicht tussen kost en nettovoordeel. Indien gewenst kan dit voorbeeld verder uitgewerkt worden met concrete cijfers en een gedetailleerde vergelijking.
Kilometervergoeding voor professionele verplaatsingen
Voor professionele verplaatsingen met de eigen wagen geldt een aparte regeling. Als werkgever kan je hiervoor een vergoeding toekennen tot 0,4326 euro per kilometer voor het eerste kwartaal van 2026.
Deze vergoeding dekt onder meer brandstof, onderhoud, verzekering en slijtage. Ze wordt beschouwd als een onkostenvergoeding en is daardoor volledig vrijgesteld van RSZ en belastingen.
Alternatieven voor de wagen
De stijgende brandstofprijzen vormen ook een opportuniteit om na te denken over duurzamere mobiliteitsoplossingen. Werkgevers kunnen medewerkers stimuleren om gebruik te maken van alternatieven zoals de fiets of het openbaar vervoer.
Een verhoogde tussenkomst voor een fiets of leasefiets, een volledige terugbetaling van openbaar vervoer of het combineren van verschillende vervoersmiddelen kunnen interessante opties zijn. Deze alternatieven zijn vaak niet alleen milieuvriendelijker, maar ook financieel aantrekkelijk.
Besluit
Je bent als werkgever niet verplicht om de stijgende brandstofkosten van je medewerkers te compenseren, maar je hebt wel de mogelijkheid om dit te doen. Afhankelijk van je doelstellingen en de bereikbaarheid van je onderneming, bestaan er verschillende opties.
Een verhoogde kilometervergoeding voor woon werkverkeer is vaak de meest eenvoudige en fiscaal voordelige oplossing. Het toekennen van een tankkaart zonder bedrijfswagen is daarentegen meestal minder interessant door de bijkomende belastingen en administratie.
Door een doordachte keuze te maken, kan je je medewerkers ondersteunen zonder onnodige extra kosten te creëren voor je onderneming.
*De informatie op deze website, inclusief alle berichten en HR‑gerelateerde toelichtingen, is gebaseerd op de wetgeving en inzichten die gelden op het moment van publicatie. Door latere wijzigingen in arbeids-, sociaal‑ of fiscaal recht kan bepaalde informatie verouderd of onvolledig zijn. Paycheq streeft naar correcte en actuele informatie, maar kan niet aansprakelijk worden gesteld voor foutieve, onvolledige of verouderde inhoud. Aan de informatie op deze website kunnen geen rechten worden ontleend. Voor advies op maat van uw specifieke situatie raden wij aan om rechtstreeks contact op te nemen met Paycheq