Onderzoeken op de werkvloer? Dit moet je weten over de nieuwe Wet Private Opsporing (WPO)
Sinds 16 december 2024 gelden nieuwe regels voor werkgevers die een onderzoek willen voeren naar een werknemer. De nieuwe Wet Private Opsporing (WPO) zorgt voor een duidelijk kader: wat mag je doen, wie mag het doen en onder welke voorwaarden?
Voor KMO’s is dit extra belangrijk. Interne onderzoeken bijvoorbeeld bij vermoeden van fraude, grensoverschrijdend gedrag of andere integriteitsproblemen moeten vandaag volgens strikte procedures verlopen.
We zetten de belangrijkste aandachtspunten helder voor je op een rij.
Wanneer is de WPO van toepassing?
De wet geldt voor private onderzoeken, zowel intern als extern. Dat is het geval wanneer:
- je informatie verzamelt over een werknemer of derde;
- dit gebeurt in opdracht van de werkgever;
- het doel is om je belangen te beschermen (bijvoorbeeld bij een conflict of mogelijk ontslag);
- en het niet onder een wettelijke uitzondering valt.
💡 Denk aan situaties zoals:
- vermoeden van fraude
- bewijs verzamelen voor ontslag om dringende reden
- screening van kandidaten
⚠️ Let op: sommige onderzoeken vallen buiten de WPO, zoals:
- onderzoeken door advocaten of gerechtsdeurwaarders
- wettelijke procedures zoals klokkenluidersmeldingen of psychosociaal onderzoek
Maar: zodra je deze informatie ook voor andere doeleinden gebruikt (bv. disciplinaire maatregelen), kan de WPO toch van toepassing worden.
Wie mag een onderzoek uitvoeren?
Er zijn drie mogelijkheden:
- Externe partij: een erkend detectivebureau
- Interne opsporingsdienst: vooral bij grote bedrijven (bv. compliance)
- HR (incidentenonderzoek): bij KMO’s de meest realistische situatie
👉 HR mag zelf onderzoek doen (bijv. camerabeelden analyseren, collega’s bevragen), maar moet wel de regels van de WPO volgen.
De scheidingslijn tussen “normale controle” en “opsporing” is niet altijd duidelijk. Daardoor kan je sneller dan verwacht onder de wet vallen.
Wat moet je als werkgever verplicht regelen?
1. Intern onderzoeksreglement
Elke werkgever moet een duidelijk intern kader hebben voor onderzoeken, met o.a.:
- wie onderzoeken mag voeren
- welke procedures gevolgd worden
- rechten en plichten van werkgever en werknemer
- toegelaten methodes en middelen
✅ Tip van Paycheq: werk dit uit in een policy zodat je flexibel kan aanpassen.
📅 Deadline: tegen 16 december 2026
Zonder dit reglement kan je géén geldig onderzoek meer uitvoeren.
2. Onderzoeksopdracht documenteren
Bij een onderzoek door een externe partner of interne opsporingsdienst moet je:
- een duidelijke opdrachtomschrijving opstellen
- het doel van het onderzoek vastleggen
- (indien van toepassing) een opdrachtenregister bijhouden
Hoe voer je een onderzoek correct uit?
De WPO legt sterke nadruk op privacy en transparantie.
Wat mag niet?
- privéruimtes betreden zonder toestemming
- observaties doen waar privacy verwacht wordt (bv. kleedkamers)
- druk uitoefenen tijdens interviews
- werken met valse identiteiten
- illegaal verkregen bewijs gebruiken
👉 Belangrijk: private onderzoekers hebben geen politiebevoegdheden.
Privacyregels en interviews
Een cruciale wijziging:
👉 Je mag een werknemer of collega enkel interviewen met voorafgaande schriftelijke toestemming (GDPR-proof).
Daarnaast gelden strikte regels rond:
- transparantie
- verwerking van persoonsgegevens
- communicatie naar betrokken personen
Rapportering en timing
Na het onderzoek:
- Eindrapport binnen 1 maand
- Werkgever beslist binnen 30 dagen over eventuele acties
- Voor gebruik van het rapport moet je:
- betrokken personen informeren
- hun rechten toelichten (inzage, aanpassing, verwijdering)
Zonder deze stap mag je het rapport niet gebruiken.
Belangrijk bij ontslag om dringende reden
De klassieke regel blijft gelden:
⏱️ 3 werkdagen vanaf kennisname van de feiten
➡️ In praktijk start die termijn vaak bij ontvangst van het eindrapport.
Bewaartermijnen
- Onderzoeksdossier: max. 3 jaar
- Opdrachtenregister: 5 jaar
- Eindrapport: zolang nodig (bv. juridische procedure)
Meldingsplicht bij strafbare feiten
Bij vaststelling van ernstige feiten (zoals diefstal of geweld):
👉 melding verplicht bij FOD Binnenlandse Zaken
Niet naleven = risico op boetes en strafrechtelijke gevolge
Rol van de DPO
Elke organisatie die onderzoeken voert, moet:
- een Data Protection Officer (DPO) hebben
- of toegang hebben tot deze expertise
De DPO waakt over GDPR en WPO compliance.
Wat als je niet in orde bent?
De gevolgen zijn aanzienlijk:
- bewijs kan ongeldig worden verklaard
- boetes (GDPR en WPO)
- mogelijk strafrechtelijke sancties
Conclusie
De WPO verandert hoe je als werkgever omgaat met interne onderzoeken.
👉 Geen ad hoc aanpak meer
👉 Wel duidelijke procedures, respect voor privacy en correcte documentatie
Voor KMO’s betekent dit:
- tijdig een onderzoeksbeleid opstellen
- HR-processen hierop afstemmen
- juridische valkuilen vermijden
💬 Paycheq helpt je hier graag bij, al de paycheq klanten krijgen een gratis webinar om dit traject te begrijpen. Daarnaast zorgen wij dat jullie alle documenten tijdig ontvangen om dit correct te implementeren.