Nog verlofdagen openstaan? Voorkom fouten en risico’s voor het jaareinde.

Het einde van het jaar nadert. Voor veel werkgevers komt dan dezelfde vraag naar boven: wat als medewerkers nog verlofdagen openstaan hebben? Kunnen die meegenomen worden naar volgend jaar? Of mogen ze uitbetaald worden?

Het antwoord hangt af van het type verlof. Wettelijke vakantiedagen, ADV-dagen en extralegale vakantiedagen kennen elk hun eigen regels.

Ons advies? Volg verlofsaldi tijdig op. Zo vermijd je verrassingen in je personeelsplanning én blijf je wettelijk in orde.

Wettelijke vakantiedagen: opnemen vóór het einde van het jaar!

Heeft een medewerker op 31 december nog wettelijke vakantiedagen openstaan? Dan geldt als algemene regel dat deze dagen niet kunnen worden overgedragen naar het volgende jaar.

Wettelijke vakantie moet binnen het vakantiejaar worden opgenomen. Een medewerker kan dus niet beslissen om deze dagen op te sparen, zelfs niet wanneer werkgever en werknemer hierover onderling akkoord zouden zijn. Ook een drukke werkplanning of een tekort aan personeel vormt geen wettelijke uitzondering.

Daarnaast mag een werknemer geen afstand doen van zijn recht op wettelijke vakantie. Tijdens een lopende arbeidsovereenkomst kan je resterende wettelijke vakantiedagen daarom niet zomaar vervangen door een uitbetaling.

De concrete opname van vakantie gebeurt steeds in onderling overleg, rekening houdend met eventuele afspraken rond collectieve vakantie binnen de onderneming.

Jouw verantwoordelijkheid als werkgever

Als werkgever ben je verplicht erop toe te zien dat medewerkers hun wettelijke vakantie effectief opnemen.

Dat betekent dat je:

• openstaande saldi opvolgt;
• medewerkers tijdig informeert;
• voldoende mogelijkheden voorziet om verlof in te plannen;
• kan aantonen dat je werknemers hebt aangemoedigd hun vakantie op te nemen.

Wanneer sociale inspectiediensten vaststellen dat wettelijke vakantie systematisch niet wordt opgenomen, kunnen administratieve of strafrechtelijke sancties volgen.

Uitzondering: wanneer opnemen onmogelijk is

Sinds het vakantiejaar 2024 geldt een belangrijke uitzondering.

Wanneer een werknemer zijn wettelijke vakantiedagen niet kan opnemen door een wettelijke schorsing van de arbeidsovereenkomst, mogen deze dagen worden uitgesteld gedurende maximaal 24 maanden na het einde van het vakantiejaar.

Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij:

• ziekte;
• arbeidsongeval;
• moederschapsrust;
• geboorteverlof;
• adoptieverlof;
• pleegzorgverlof;
• profylactisch verlof.

In deze situaties is de overdracht verplicht.

Voorbeeld

Pieter heeft op 1 december nog vier wettelijke vakantiedagen openstaan. Hij plant deze dagen in tijdens de laatste weken van het jaar, maar wordt ziek van 10 december tot en met 31 december.

Daardoor kan hij zijn vakantie niet meer opnemen vóór het einde van het jaar. De vier vakantiedagen gaan niet verloren en kunnen nog opgenomen worden tot uiterlijk 31 december twee jaar later.

Wat met het vakantiegeld?

De dagen kunnen worden uitgesteld, maar het vakantiegeld moet wel tijdig worden betaald.

• Bij arbeiders wordt het vakantiegeld normaal al tijdens het vakantiejaar uitgekeerd via de vakantiekas.
• Bij bedienden moet het vakantiegeld voor de niet-opgenomen vakantiedagen uiterlijk op het einde van het vakantiejaar worden uitbetaald.

Ziek tijdens vakantie?

Wordt een medewerker ziek tijdens een reeds geplande vakantieperiode? Dan kunnen die ziektedagen onder bepaalde voorwaarden behouden blijven als vakantiedagen.

De werknemer moet daarbij onder meer:

• de werkgever onmiddellijk verwittigen;
• een medisch attest bezorgen volgens de geldende regels.

Voldoet de werknemer aan deze formaliteiten, dan kunnen de betrokken dagen later alsnog als vakantie worden opgenomen.

Niet-opgenomen vakantiedagen zomaar schrappen? Geen goed idee.

Een openstaand saldo wettelijke vakantie mag je niet zomaar laten vervallen.

Werkgevers moeten kunnen aantonen dat zij:

• werknemers actief hebben geïnformeerd;
• voldoende gelegenheid hebben gegeven om vakantie op te nemen;
• duidelijk hebben gewezen op de gevolgen van niet-opname.

Een loutere verwijzing naar het arbeidsreglement is daarbij vaak onvoldoende.

Bewaar daarom steeds communicatie, herinneringen en gemaakte afspraken. Dit kan belangrijk zijn wanneer achteraf discussie ontstaat over resterende verlofdagen.

ADV-dagen: let op de referteperiode

ADV-dagen of arbeidsduurverminderingsdagen volgen een andere regeling dan wettelijke vakantie.

Deze dagen moeten worden opgenomen binnen de toepasselijke referteperiode. Die periode bedraagt doorgaans maximaal één jaar, maar kan verschillen afhankelijk van:

• het paritair comité;
• een ondernemings-cao;
• afspraken binnen de onderneming;
• het arbeidsreglement.

Controleer daarom steeds welke regeling binnen jouw onderneming van toepassing is.

Extralegale vakantiedagen: eigen afspraken mogelijk

Voor extralegale vakantiedagen, zoals anciënniteitsdagen of bijkomende verlofdagen die de onderneming zelf toekent, bestaat geen algemene wettelijke regeling.

De overdracht van deze dagen hangt af van de afspraken die binnen jouw onderneming zijn vastgelegd.

Je kan bijvoorbeeld bepalen dat:

• deze dagen vervallen op het einde van het jaar;
• ze beperkt overdraagbaar zijn;
• ze volledig meegenomen mogen worden naar het volgende kalenderjaar.

Leg deze afspraken bij voorkeur duidelijk vast in het arbeidsreglement of in een interne verlofpolicy.

Wat raden wij aan?

Wacht niet tot december om verlofsaldi te bekijken.

Een goede opvolging gedurende het volledige jaar voorkomt discussies, verlaagt de druk op de personeelsplanning en zorgt ervoor dat medewerkers hun rustmomenten effectief kunnen opnemen.

Concreet:

✅ Volg wettelijke vakantie, ADV en extralegaal verlof afzonderlijk op.
✅ Informeer medewerkers tijdig over hun resterende saldo.
✅ Plan verlofmomenten ruim vooraf in.
✅ Pas de regels rond overdracht correct toe.
✅ Documenteer gemaakte afspraken en communicatie.

Twijfel je over de regels rond vakantie, ADV of extralegale verlofdagen? Of wil je jouw arbeidsreglement of verlofbeleid juridisch laten nakijken?

De HR-experten van Paycheq helpen je graag verder met praktisch advies op maat van jouw onderneming.