Hoe een subsidie aanvragen? Ontdek hoe je je een weg baant door alle administratieve vragen.

Je spot een subsidieopportuniteit, super! Maar wat nu? Je loopt tijdens de aanvraag en het indienen van je subsidie al snel verloren. Het lijkt wel een doolhof. Want hoe doe je dat nu, een subsidie aanvragen? 

Het aanvraagproces van een subsidie kan verschillen, afhankelijk van het type subsidie dat je aanvraagt, de organisatie die de subsidie verstrekt en het doel. Maar in principe kan je je altijd de volgende stappen doorlopen:

Bij wie kan je aankloppen voor een subsidie?

Neem eens de tijd en pluis uit welke organisaties, zoals overheidsinstanties, non-profitorganisaties of stichtingen, subsidies geven die relevant zijn voor jouw project of doel.

Aan welke eisen moet je voldoen?

Om recht te hebben op een subsidie, moet je vaak voldoen aan een reeks voorwaarden. Je leest ze maar beter zorgvuldig na. Scoor deze voorwaarden voor jezelf! Is dit positief dan kan je verder naar de volgende stap. Houd zeker rekening met je statuut als kleine, middelgrote of grote onderneming. Meer en meer wordt er gekeken indien je geen OIM bent of onderneming in moeilijkheden.

Stel het budget op

Stel een gedetailleerd budget op dat aangeeft hoe je de subsidie zal besteden. Zorg ervoor dat je alle kosten opneemt en dat je budget realistisch is. En natuurlijk in overeenstemming met de richtlijnen van de subsidieverstrekker. Bereken hoeveel subsidie je mogelijks zou kunnen ontvangen. Is dit een relevant bedrag in verhouding tot de effort die je in een aanvraag steekt dan kan je naar de volgende stap.

Voorbereiding van het echte werk

Verzamel alle gevraagde informatie. Meestal gaat het over wat je gaat doen, hoe je dat gaat doen (projectplan), een begroting, financiële overzichten, statuten van de organisatie, … Deel je nodige informatie op in twee categorieën: dat wat je snel hebt en dat waaraan je nog moet werken. Begin te documenteren wat ontbreekt.

Schrijf de aanvraag

Schrijf een overtuigende aanvraag die voldoet aan de richtlijnen en de doelstellingen van de subsidie. Beschrijf duidelijk je project of activiteit, inclusief het doel, de aanpak, de verwachte resultaten en de impact ervan. Leg ook uit waarom jouw project of activiteit financiering verdient en hoe het past binnen de doelstellingen van de subsidieverstrekker.

Anders gezegd: overtuig de subsidiegever om zijn portefeuille voor jouw project open te trekken.

Dien je aanvraag in

Dien je aanvraag in vóór de deadline. Zorg ervoor dat je alle vereiste documenten en informatie op de juiste manier indient, volgens de instructies van de subsidieverstrekker.

Opvolging

Aanvraag ingediend? Dan zou het kunnen dat de subsidieverstrekker toch nog eens komt aankloppen om extra informatie of verduidelijking te geven. Je blijft dus best beschikbaar voor eventuele vragen en ondersteuning.

Wachten op besluit

Na het indienen van je aanvraag moet je wachten op een besluit van de subsidieverstrekker. Dit kan wel even duren.

Beslissing

Kan jij rekenen op een subsidie? Dan laat de subsidieverstrekker van zich horen. Daarna volg je de instructies om je subside te ontvangen en uitbesteden. Krijg je een ‘nee’ voorgeschoteld? Overweeg dan om feedback te vragen en doe eventueel een nieuwe aanvraag, afhankelijk wat kan.

Vervolgacties

Éénmaal je subsidie toegekend begint er een tweede belangrijke fase: informatie bijhouden en rapporteren. Dit omvat zowel een financiële als een inhoudelijke rapportering. In functie van het gekozen subsidiekader kan dit heel eenvoudig zijn, maar eveneens zeer complex en omvangrijk.

Hoe een subsidie aanvragen? Het kan ook anders…

We schreven het in het begin al. Een subsidieaanvraag heeft vaak veel weg van een administratief kluwen om doorheen te spartelen en is een werk van lange adem. Als je de subsidiemogelijkheden al weet te spotten en weet hoe je een subsidie moet aanvragen. Misschien is hulp zoeken toch een goed idee?

Want subsidies, het is fijn dat ze er zijn maar ze aanvragen of toegekend krijgen, dat is andere koek. PayCheq regelt het voor je, want wij kennen het subsidiedoolhof als geen ander en gaan als subsidieadviseurs voor je op zoek naar interessante subsidiemogelijkheden. Check hier hoe wij je kunnen ontzorgen.